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会计证电算化电算化档案管理

来源:网络整理  发布者:  发布时间:2017-11-09 16:46:52
  • 魁网会计从业资格·会计上岗证考试频道
  • 提要:】2018魁网会计在线  会计电算化档案管理的基本要求
      【学习目的与要求】
      通过本节的学习,掌握会计电算化档案的相关知识以及保管时应注意的问题。
      计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的,必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照,字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料,其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
      一、电算化会计档案管理的主要任务
      会计电算化档案管理的主要任务,就是监督和保证按要求生成各种档案,保证各种会计档案的安全与保密,保证各种会计档案得到合理和有效利用,并将其安全保存的一系列工作。
      二、电算化会计档案的内容
      电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据、软盘等备份的会计数据,以及计算机打印出的书面形式的会计数据。
      存储在计算机中的会计数据和采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等介质存储的会计账簿或报表,具有磁性和不可见的特点,作为会计档案保存时,其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计账簿、报表)相一致。
      采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的,应当符合国家统一会计制度的要求,采用中文或中外文对照,字迹清晰,作为会计档案保存,保存期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。
      系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
      三、记账凭证的生成与管理(了解)
      1.将记账凭证直接录入计算机,由计算机打印输出。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证,按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
      2.手工事先作好记账凭证,向计算机录入记账凭证,然后进行处理。在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证均可。
      四、会计账簿、报表的生成与管理(了解)
      1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出,做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印,如果受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少,不能满页打印的,也可按旬打印输出。
      2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿,可满页打印。
      3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
      5.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。
      五、电算化会计档案保管(了解)
      1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点,最好放在两个不同的建筑物内。
      2.采用磁性介质保存会计档案的,要定期进行检查、定期复制,防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说,软盘的存放环境,温度4℃—5℃,相对温度8%—83%,磁场强度50奥斯特。
      3.严格执行安全和保密制度
      4.各种会计资料,未经单位领导同意,不得外借和拿出单位
      6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量避免采用软盘存储会计档案。
      7.存在会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印成书面形式之前,应妥善保管并留有副本。一般说来,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至其中的会计信息完全过时为止。
      9. 会计档案应由专人负责
      【例3-25】多选题:一般地账务处理系统主要由初始设置和(  )模块组成。
      A.凭证处理   B.月末处理   C.账簿输出   D.编制报表
      正确答案:ABC
      解析:账务处理系统包括初始设置模块和日常处理模块,后者通常由凭证处理、月末处理和账簿输出等模块组成。
      【例题3-26】会计档案资料保管员的具体工作包括( )。
      A.系统各类数据软盘、系统软件及各类账表、凭证、资料的登记和存档保管工作
      B.做好各类数据资料、账表、凭证的安全保密工作,按规定的批准手续办理借还手续
      C.按规定期限,向各类有关人员催交备份数据及存档数据资料
      D.凭证、账页、报表等的打印工作
      正确答案:ABC
      解析:会计档案资料保管员的具体工作包括:系统各类数据软盘、系统软件及各类账表、凭证、资料的登记和存档保管工作;做好各类数据资料、账表、凭证的安全保密工作,按规定的批准手续办理借还手续;按规定期限,向各类有关人员催交备份数据及存档数据资料。但不应包括凭证、账页、报表等的打印工作。



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